Retningslinjer for brug af ComosHallen

Faktiske oplysninger

Leje af hallen
Booking af hallen sker ved henvendelse til KulturCosmos.
Aflysning af hallen skal ske med mindst 8 dages varsel.
Ændring af tid skal ske med mindst 8 dages varsel.
Hallen stilles gratis til rådighed. Der betales depositum på 2.500 kr.
Der kan opkræves erstatning for ødelagt inventar.
Arrangør sørger selv for alt praktisk arbejde, herunder rengøring.

Åbningstider
Alle dage kl. 08.00-23.00. Der kan i særlige tilfælde dispenseres for slut tidspunkt.

Faciliteter
CosmosHallen er i alt brutto 788 m2.
Herunder er der følgende:
– Store sal er på 491 m2
– Lille sal er på 122 m2
– Depotrum på 69 m2
– Handicaptoilet

El
Der er 3x 32A + 4x 16A til rådighed (7 i den store sal og 1 i den lille sal). Herudover er der
6 almindelige stikkontakter (230 V) samt byggepladstavle, 2 elkabeltromler og 3
forlængerledninger.

Opvarmning
Hallen er ikke beregnet til opvarmning, og hullerne i facaden skal sikre en naturlig
ventilering af hallen.
Anvendes der opvarmning med varmekanoner på gas, skal disse være CE-godkendte samt
godkendt til indendørs brug.

Baggrund
Roskilde Kommune har besluttet, at CosmosHallen skal stilles til rådighed for aktører, der
bidrager med at lave arrangementer, aktiviteter og projekter til glæde for borgerne i
lokalsamfundet.

Det er en forudsætning, at aktøren ikke har et kommercielt formål med anvendelse af
hallen. Der kan dog opkræves entre, sælges produkter o.a., så længe det f.eks. er med til
at finansiere udgifter til arrangementet og/eller er til gavn for øvrige frivillige aktiviteter i
lokalområdet.

CosmosHallen stilles foreløbig til rådighed for aktørerne indtil den 31. december 2015,
sådan at hallen i denne periode kan afprøves til forskellige arrangementer, events og
projekter.

Kommunens forpligtelser
Roskilde Kommune stiller hallen til rådighed på følgende betingelser:

Kommunen betaler driftsudgifter i form af el, vand, renovation samt lovpligtig
ansvarsforsikring. Kommunen søger for udvendig og indvendig vedligeholdelse i det
omfang, det skønnes nødvendigt, bl.a. i forhold til om det er sikkerhedsmæssigt
forsvarligt at anvende bygningerne til aktiviteter.

KulturCosmos forpligtelser
Kommunen har indgået driftsaftale med KulturCosmos.

KulturCosmos skal bl.a. i henhold til aftalen stå for at udlåne hallen til foreninger og
andre aktører, herunder indgå ”lejekontrakt” med aktørerne, og dermed bl.a. sikre, at
der ansvarlige til stede, samt at der er ryddet op og gjort rent efter brug. KulturCosmos
skal endvidere føre tilsyn med hallen, samt indberette til kommunen hvis der sker
hærværk, eller hvis der konstateres ødelæggelser på bygning eller ude arealer.

Herudover skal KulturCosmos indhente de fornødne tilladelser i forhold til anvendelse af
hallen:

  • Beredskabsstationen – såfremt deltagerantallet er på mere end 150 personer samt
    ved bord/stoleopstilling, som ikke er forhåndsgodkendt.
  • Veje og Grønne områder – såfremt CosmosGrunden skal anvendes. Det gælder også ved brug af bytorvet.
  • Politiet – hvis arrangementet kan have trafikal indflydelse.

Aktørens forpligtelser
Aktøren skal sørge for det praktiske i forhold til arrangementet, herunder

  • Finansiering og markedsføring
  • Opstilling af borde/stole, gear og andre rekvisitter
  • Oprydning og rengøring efter brug
  • Bortskaffelse af affald – udover almindeligt husholdningsaffald

Aktøren skal overholde følgende brandmæssige forskrifter

Generelt
Den ansvarlige for arrangementet skal sørge for, at der ikke lukkes flere personer ind i
hallen end denne er godkendt til.
Den maksimale personbelastning afhænger af den aktuelle opstilling af borde, stole og
andet inventar. Når hallen er tom, er den godkendt til 500 personer.
Aktøren forpligter sig til at orientere sig om og følge ”Brand- og evakueringsinstruks”
samt ”Forebyggelse af brand”.

Flugtveje
Den ansvarlige for arrangementet har ansvaret for at alle flugtvejsdøre er låst op inden
arrangementet start.

Pladsfordelingsplan
Opstilling af stole, borde og andet inventar – herunder publikumsbarrierer – i
forsamlingslokaler skal være i overensstemmelse med en af Roskilde Brandvæsen
godkendt pladsfordelingsplan.

Hver gang der udarbejdes en ny pladsfordelingsplan med tilhørende personbelastning,
skal den sendes til godkendelse hos Roskilde Brandvæsen.
Pladsfordelingsplanen skal sendes på mail til brandsyn@roskilde.dk, senest 10 hverdage
før arrangementet skal finde sted.
Aktøren skal have afleveret alle relevante oplysninger til KulturCosmos senest 3 uger før
arrangementet, så sørger KulturCosmos for indhentning af godkendelse.

Godkendte pladsfordelingsplaner arkiveres hos KulturCosmos.

Driftsjournal
Skal udføres ved hvert arrangement.
Driftsjournalen er placeret i ”BRANDMAPPEN”, som du kan finde hos KulturCosmos.
Driftsjournalen skal gemmes i mindst 3 måneder og skal kunne fremvises ved brandsyn.

Inventar, udsmykning mm
Alt inventar som stole, borde og særlig udsmykning skal være ubrændbart eller
brandimprægneret.

Scener
Scenegulvet størrelse må ikke overstige 35 m2.
Ved anvendelse af scene, kulisser, dekorationer mm. skal det anmeldes til Roskilde
brandvæsen senest 10 hverdage før arrangementet. Dette gælder ikke for scener
benyttet som tribune ved f.eks. foredrag, underholdning eller lignende og uden
anvendelse af kulisser, dekorationer m.v.

Der må ikke anvendes levende lys eller anden form for åben ild.

Rummet under scenen skal holdes frit for brændbare materialer.

Problemer med strøm eller lign.
Inden for normal arbejdstid kontaktes KulturCosmos.

Ved akutte nødstilfælde kontakt
MJ Elektro, døgnvagt: 46 34 55 00.
Roskilde brandvæsen, vagtcentral: 46 31 39 00.

Retningslinjer er udarbejdet af Ejendomme og Kultur og Idræt, d. 27.10.2014.